Tính năng dùng cho công việc

Các tính năng dùng trong công việc

1. Tạo việc con

Đây là checklist của công việc, là bước phân rã việc lớn thành các việc con để đảm bảo công việc lớn được hoàn thành đầy đủ nội dung theo yêu cầu.

Bạn có thể tải các file, tập tin đính kèm có liên quan đến công việc lên tại đây từ máy tính, Google Drive, OneDrive, Dropbox, dung lượng file tải lên sẽ không vượt quá 1GB. Đối với file lớn hơn 1GB có thể nén lại và tải lên bình thường.

Bộ nhãn 7 màu bạn có thể note mục đích sử dụng, để phân biệt thứ tự ưu tiên, hoặc phân loại công việc tùy vào mục đích sử dụng của mình,....

Từ giao diện workdone.myxteam.com, chọn một công việc mà bạn gắn nhãn màu cho công việc đó, sau đó click chọn thêm "Chọn nhãn màu" góc dưới bên phải màn hình

Sau khi đã click chỉnh sửa nhãn màu đó, trong vùng chỉnh sửa này bạn có thể thêm/chỉnh sửa tên cho nhãn màu, chọn màu mình muốn gán cho nhãn màu và sau đó lưu lại.

Bạn có thể cài đặt nhắc việc để đến ngày, giờ bạn muốn hệ thống nhắc nhở, sẽ có thông báo gửi về thiết bị của bạn.

Để quá trình làm việc của bạn trở nên chuyên nghiệp, công việc sắp xếp gọn gàng, không bị deadline do nhiều lúc bận rộn không chú ý, xao nhãn trong quá trình làm việc. Myxteam cung cấp người dùng tính năng "Tạo nhắc việc"

Mở chọn một công việc mà bạn muốn tạo nhắc việc cho công việc đó, Biểu tượng chiếc chuông "Tạo nhắc việc" nằm ngay góc dưới bên phải màn hình

Bước 1: Trong nhắc việc, hiệu chỉnh thời gian bắt đầu cho nhắc việc bằng việc xác nhận ngày bắt đầu nhắc việc cho công việc đó, click chọn ngày mà bạn muốn thiết lập từ ngày --> tháng --> năm

Sau khi đã thiết lập ngày bắt đầu nhắc việc, chọn thời gian khung giờ nhắc việc được myxteam đề xuất, bạn hãy chọn 1 khung thời gian thích hợp và mình muốn từ những đề xuất có sẵn (không thể tùy chỉnh)

Bước 2: Tiếp theo là đến thiết lập Chu kỳ nhắc việc, chu kỳ nhắc việc có thể thiết lập như sau

Không lặp lại: chỉ lặp một lần duy nhất
Hàng ngày: lặp lại hằng ngày tính từ ngày bắt đầu thiết lập nhắc việc
Hàng tuần: lặp lại hằng tuần tính từ ngày bắt đầu thiết lập nhắc việc
Hàng tháng: lặp lại hằng tháng tính từ ngày bắt đầu thiết lập nhắc việc
Hàng năm: lặp lại hằng năm tính từ ngày bắt đầu thiết lập nhắc việc

Tùy chọn: cho phép bạn tùy chọn sau bao nhiêu ngày/tuần/tháng/năm mà bạn muốn công việc đó được nhắc việc, nghĩa là cứ tới ngày/tuần/tháng/năm mà bạn thiết lập công việc đó sẽ được thông báo nhắc việc

Ví dụ:

Lặp lại mỗi 3 (số bất kỳ) ngày, tính từ lúc ngày bắt đầu thiết lập nhắc việc, sau 3 ngày sẽ thông báo nhắc việc nếu công việc đó chưa hoàn thành
Chọn ngày kết thúc nhắc việc: Không bao giờ (nhắc việc thông báo liên tục cho tới khi công việc được hoàn thành) / Vào ngày (vào ngày được thiết lập kết thúc nhắc việc, dù cho công việc đó chưa hoàn thành thì tới ngày đó sẽ ngừng thông báo nhắc việc)

Lặp lại mỗi 5 (số bất kỳ) tuần, tính từ lúc ngày bắt đầu thiết lập nhắc việc, sau 5 tuần sẽ thông báo nhắc việc nếu công việc đó chưa hoàn thành
Chọn tuần kết thúc nhắc việc: Không bao giờ (nhắc việc thông báo liên tục cho tới khi công việc được hoàn thành) / Vào tuần (vào tuần được thiết lập kết thúc nhắc việc, dù cho công việc đó chưa hoàn thành thì tới tuần <Bạn có thể thiết lập một ngày bất trong tuần từ CN --> T7> đó sẽ ngừng thông báo nhắc việc)

Lặp lại mỗi 2 (số bất kỳ) tháng, tính từ lúc ngày bắt đầu thiết lập nhắc việc, sau 2 tháng sẽ thông báo nhắc việc nếu công việc đó chưa hoàn thành
Chọn tháng kết thúc nhắc việc: Không bao giờ (nhắc việc thông báo liên tục cho tới khi công việc được hoàn thành) / Vào tháng (vào tháng được thiết lập kết thúc nhắc việc, dù cho công việc đó chưa hoàn thành thì tới tháng <Bạn có thể thiết lập một ngày bất trong tháng hoặc vào thứ mà bạn thiết lập trùng với ngày bắt đầu thực hiện thiết lập nhắc việc> đó sẽ ngừng thông báo nhắc việc)

Lặp lại mỗi 1 (số bất kỳ) năm, tính từ lúc năm bắt đầu thiết lập nhắc việc, sau 1 năm sẽ thông báo nhắc việc nếu công việc đó chưa hoàn thành
Chọn năm kết thúc nhắc việc: Không bao giờ (nhắc việc thông báo liên tục cho tới khi công việc được hoàn thành) / Vào năm (vào năm được thiết lập kết thúc nhắc việc, dù cho công việc đó chưa hoàn thành thì tới năm <Bạn có thể thiết lập một ngày bất trong năm> đó sẽ ngừng thông báo nhắc việc)

Bước 3: Xác nhận cài đặt thông báo nhắc việc cho công việc đó sau khi đã tùy chỉnh các option bạn muốn trước khi xác nhận cài đặt

Sau khi đã tích chọn cài đặt, khi click chọn công việc mà bạn đã cài thông báo nhắc việc, nhìn góc trên bên trái công việc đó sẽ hiển thị nội dung thông tin thiết lập nhắc việc của bạn

Hoặc bạn có thể xem công việc nào bạn đã thiết lập nhắc việc ở góc nhìn kanban từ các list nhóm công việc, công việc, việc nào bạn có thiết lập nhắc việc thì hiển thị như hình dưới (đặc điểm có biểu tượng chuông thông báo và công việc đó có màu vàng)

Bạn có thể gán trường tùy chỉnh vào công việc khi đang ở cấp bậc Admin team hoặc chủ kế hoạch, nếu bạn ở cấp bậc nhân viên, bạn phải được gán vào làm người thực hiện công việc đó

Từ giao diện workdone.myxteam.com, click chọn một công việc mà bạn muốn thêm Trường tùy chỉnh và chọn tính năng này trong công việc đó

Sau khi đã bấm vào Trường tùy chỉnh, click chọn "Thêm" để chọn các kiểu trường thông tin mà bạn muốn thêm vào công việc đó

Hệ thống thông báo thành công nghĩa là xác nhận bạn đã thêm trường tùy chỉnh vào công việc này

Sau khi đã "Đóng" tính năng trường tùy chỉnh lại, bạn sẽ nhìn thấy vùng hiển thị trường thông tin mình đã thêm vào nằm giữa màn hình công việc được mở

Từ giao diện workspace, chọn công việc mà bạn muốn copy tự động

Click vào vùng chọn "Copy công việc tự động" để thiết lặp copy tự động cho công việc mà bạn đã chọn

Màn hình hiển thị bản hiệu chỉnh copy công việc tự động (khi công việc được copy tự động sẽ hoạt động liên tục theo thời gian, chu kỳ thiết lặp cho đến khi bạn gỡ bỏ nó)

(2)"Chu kỳ tự động lăp lại" cho phép bạn thiết lặp chu kỳ lập lại hằng ngày, tuần, tháng, năm hoặc bạn có thể thiết lập tự chọn. Không lặp lại tức là công việc đó chỉ copy tự động 1 lần duy nhất vào thời gian đã thiết lập và không lặp lại nữa.

Thiết lập tùy chọn trong "chu kỳ tự động lặp lại" cho phép bạn điều chỉnh ngày kết thúc của việc lặp lại tự động công việc hoặc không bao giờ có ngày kết thúc cho việc lặp lại đó (lặp vĩnh viễn)

Gán ngày kết thúc cho công việc mới cho phép bạn gán ngày kết thúc trong phần ngày thực hiện của công việc

Không gán ngày nghĩa là công việc được copy tự động không có ngày thực hiện
Hôm nay (so với ngày copy) nghĩa là công việc copy tự động ra có ngày thực hiện là trong ngày (VD: 22/9/2022-22/9/2022)
Ngày mai (so với ngày copy) nghĩa là công việc copy tự động ra có ngày thực hiện là 2 ngày, tính từ lục công viêc được tạo ra (VD: 22/9/2022 -23/9/2022)

Lưu ý, nếu có thay đổi như vùng (1) hình dưới thì copy tự động sẽ ngừng hoạt động khi nhóm việc bị xóa, lưu trữ, chuyển sang kế hoạch khác.

Vùng (2) hình dưới cho phép hiển thị ngày, thời gian thiết lặp copy công việc tự động mà bạn đã thiết lặp trước đó.

Để gỡ bỏ lệnh copy công việc tự động nhấp chọn vùng (2) phía dưới, để cài đặt copy công việc tự động như những thiết lập ở trên thì click nút cài đặt (1) để cập nhật những gì đã thiết lập

Để sao chép một công việc, click chọn công việc mà bạn muốn sao chép, Biểu tượng sao chép sẽ hiển thị ngay góc dưới bên phải màn hình khi bạn click chọn công việc đó

Sau khi đã click vào nút Sao chép thì hệ thống sẽ hiển thị bảng điều khiển tích chọn cho phép sao chép công việc này đến team, kế hoạch, nhóm công việc bất kỳ mà bạn được tham gia

Bấm Lưu sau khi đã thực hiện quyền chọn xong

Sau khi bấm Lưu, hệ thống sẽ hiển thị vùng chọn cho phép Chuyển đến công việc mà bạn đã sao chép

Để di chuyển một công việc, click chọn công việc mà bạn muốn di chuyển, Biểu tượng di chuyển sẽ hiển thị ngay góc dưới bên phải màn hình khi bạn click chọn công việc đó

Sau khi đã click vào nút "Di chuyển" thì hệ thống sẽ hiển thị bảng điều khiển tích chọn cho phép di chuyển công việc này đến team, kế hoạch, nhóm công việc bất kỳ mà bạn được tham gia

Bấm Lưu sau khi đã thực hiện quyền chọn xong

Hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Cập nhật thành công" cho biết bạn đã di chuyển công việc này sang một team, kế hoạch, nhóm công việc nào đó

Sau đó bạn hãy vào đúng nơi mà bạn đã di chuyển đến để kiểm tra công việc con của mình đã có ở nơi đó chưa nhé

Lưu trữ công việc để quản lý được công việc đã hoàn thành, tránh tình trạng tồn dư công việc trên kế hoạch quá nhiều, khó quản lý, có thể dẫn đến quá trình làm việc trên hệ thống không mượt mà

Để lưu trữ công việc, bạn làm theo hướng dẫn sau nhé

B1: Từ giao diện workdone.myxteam.vn, click chọn công việc mà bạn muốn lưu trữ để khi cần có thể xem lại được (toàn bộ dữ liệu trong công việc đó sẽ được lưu trữ trên hệ thống myxteam)

B2: Click chọn mục "Lưu trữ" và lưu trữ công việc đó thôi, hệ thống sẽ hiển thị thông báo rằng bạn có muốn lưu trữ hay không, click X để hủy. (Bạn có thể khôi phục lại khi cần)

Khi công việc đó đã được lưu trự, màn hình workdone sẽ hiển thị như hình dưới để xác nhận cho bạn biết rằng đã lưu trữ công việc này

Không cho phép chỉnh sửa công việc, khi cần chỉnh sửa thì Admin team, chủ kế hoạch hoặc người tạo việc phải mở khóa việc.

Để khóa một công việc, click "Khóa việc" nằm dưới góc phải màn hình khi bạn truy cập vào công việc bất kỳ

Click "Xác nhận" để khóa công việc đó

Công việc sau khi được khóa sẽ không thể chỉnh sửa thay đổi bất kỳ nội dung gì cho tới khi mở khóa việc đó

Khi xóa công việc sẽ có thông báo xác nhận lại 1 lần nữa xem bạn có chắc chắn muốn xóa không, xóa công việc sẽ không phục hồi lại được trừ file hoặc tập tin đính kèm của công việc sẽ nằm ở Thùng rác của Myxteam Drive.