Tạo nhóm chat và các chức năng chính có trong nhóm chat
PreviousKiểm tra dung lượng workchat báo đầy và cách khắc phụcNextTạo Kênh Chat và Các Chức Năng Có Trong Kênh Chat
Last updated
Last updated
1. Tạo nhóm chat:
Nhóm chat là không gian giúp các thành viên liên lạc với nhau một cách nhanh chóng, thuận tiện, và mang tính tập trung theo từng nội dung hoặc dự án cụ thể. Tại đây, bạn có thể nhắn tin, thảo luận, chia sẻ ý tưởng, cũng như gửi tệp tin, hình ảnh hoặc tài liệu cho cả nhóm.
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn tách biệt các luồng thông tin: ví dụ tạo nhóm chat cho một dự án riêng, nhóm theo phòng ban (như Marketing, Kế toán...), hoặc nhóm xử lý sự cố khẩn cấp. Nhờ vậy, các thành viên luôn nắm bắt được đúng thông tin, đúng người, và đúng thời điểm – giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm và giảm thời gian chờ đợi phản hồi.
Để tạo một nhóm chat mới trên MyXteam, bạn làm theo các bước sau:
B1: Mở WorkChat Trên màn chính của MyXteam, chọn vào biểu tượng WorkChat ở góc trên bên phải.
B2: Truy cập Cài Đặt Nhấn vào biểu tượng bánh răng cài đặt để mở các tùy chọn cấu hình.
B3: Chọn “+ Tạo Nhóm Chat” Trong menu cài đặt, bạn chọn “+ Tạo nhóm chat” để tạo nhóm mới.
Sau khi tạo nhóm, bạn cần nhập tên nhóm và mời thành viên tham gia. Có 2 cách để mời:
Cách 1: Mời từ danh bạ:
Gõ tên người bạn muốn mời.
Danh sách gợi ý sẽ hiện ra bên dưới.
Tick chọn người cần thêm vào nhóm.
Nhấn “Lưu” để hoàn tất.
❗ Lưu ý: Nếu người bạn muốn mời chưa có trong danh bạ, bạn cần thêm họ vào danh bạ trước thì mới mời được vào nhóm chat.
Cách 2: Lọc theo team/kế hoạch:
Chọn team bạn muốn.
Chọn kế hoạch cụ thể trong team đó.
Danh sách thành viên sẽ hiện ra.
Chọn từng người hoặc tick “chọn tất cả”.
Nhấn “Lưu” để xác nhận.
Nếu bạn muốn tạo nhóm chat riêng với một nhóm thành viên trong kế hoạch nhưng không muốn sử dụng nhóm chat mặc định của kế hoạch, bạn có thể sử dụng cách lọc theo team và kế hoạch. Cách này giúp bạn chọn nhanh các thành viên liên quan, thay vì tìm từng người trong danh bạ – tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng người đúng việc.
2. Các chức năng chính có trong nhóm chat:
🔁 Trả lời tin nhắn trước đó Tính năng này giúp bạn chọn và trả lời cụ thể một tin nhắn đã gửi trong quá khứ. Nhờ đó, người nhận sẽ hiểu bạn đang phản hồi nội dung nào, tránh gây hiểu lầm và giúp cuộc trò chuyện mạch lạc, rõ ràng hơn.
📌 Ghim tin nhắn (Pin) Cho phép bạn ghim những tin nhắn quan trọng lên đầu khung chat để dễ theo dõi. Nhờ đó, thông tin không bị trôi khi cuộc trò chuyện diễn ra sôi nổi, giúp các thành viên luôn nắm được nội dung cần lưu ý.
📄 Sao chép nội dung tin nhắn Bạn có thể sao chép nội dung của bất kỳ tin nhắn nào trong nhóm chat để sử dụng lại, dán vào nơi khác hoặc chia sẻ nhanh chóng cho người khác mà không cần gõ lại.
😀 Gửi emoji (biểu tượng cảm xúc) Bạn có thể thêm biểu tượng cảm xúc vào tin nhắn để thể hiện cảm xúc nhanh chóng, làm cho cuộc trò chuyện trở nên sinh động và thân thiện hơn.
👁️ Xem ai đã đọc tin nhắn Bạn có thể kiểm tra xem những ai trong nhóm đã đọc tin nhắn của mình. Điều này giúp theo dõi mức độ cập nhật thông tin của các thành viên và nhắc nhở nếu cần.
🔄 Chuyển tiếp tin nhắn Bạn có thể chuyển tiếp một tin nhắn từ nhóm chat này sang nhóm chat khác hoặc gửi cho người khác một cách nhanh chóng. Tính năng này giúp chia sẻ thông tin mà không cần sao chép thủ công hay soạn lại nội dung.
💾 Lưu tin nhắn Cho phép bạn lưu lại những tin nhắn quan trọng để dễ dàng tìm kiếm và xem lại khi cần. Tính năng này giúp bạn không bị mất thông tin quan trọng giữa hàng loạt cuộc trò chuyện.
Lưu ý: Chức năng này giúp bạn tạo một không gian lưu trữ cá nhân cho các tin nhắn quan trọng, tách biệt với luồng trò chuyện chung, giúp bạn dễ dàng quản lý và truy cập thông tin cần thiết.
📝 Tạo công việc từ tin nhắn Bạn có thể chuyển trực tiếp một tin nhắn thành công việc ngay trong nhóm chat. Điều này giúp bạn không bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng khi trao đổi và dễ dàng theo dõi, quản lý công việc từ cuộc trò chuyện.
🗑️ Xóa tin nhắn Tính năng này cho phép bạn xóa một tin nhắn đã gửi trong nhóm chat. Khi bạn xóa, tin nhắn đó sẽ biến mất hoàn toàn đối với tất cả thành viên trong nhóm, không ai còn thấy được nội dung tin nhắn nữa. Tính năng này giúp bạn chỉnh sửa sai sót hoặc xóa bỏ những thông tin không cần thiết một cách nhanh chóng.
MyXteam cho phép bạn tạo một cuộc họp Zoom trực tiếp trong nhóm chat, mà không cần rời khỏi nền tảng. Tính năng này giúp đội nhóm họp nhanh chóng, tiện lợi và đồng bộ với nội dung trao đổi trong công việc.
🔧 Cách sử dụng Zoom tích hợp trong nhóm chat MyXteam:
Bước 1: Chọn nhóm chat bạn cần họp trong mục Workchat. Bước 2: Nhấn vào dấu "+" phía dưới khung soạn tin nhắn. Bước 3: Chọn mục "Tạo Zoom meeting". Bước 4: Nhập tiêu đề cuộc họp và thiết lập mật khẩu Zoom nếu cần. Bước 5: Hệ thống sẽ tự động tạo link họp Zoom với thời lượng mặc định là 40 phút. Bước 6: Link họp sẽ hiển thị ngay trong khung chat, các thành viên chỉ cần nhấn vào để tham gia.
Tính năng này cho phép bạn tra cứu lại các tin nhắn cũ trong nhóm chat, ngay cả khi bạn chỉ nhớ một vài từ liên quan. Bạn chỉ cần nhập từ khóa mà bạn nhớ vào ô tìm kiếm, hệ thống sẽ lọc ra các tin nhắn có chứa từ đó, giúp bạn tìm lại nội dung nhanh chóng và chính xác.
Tính năng này cho phép bạn xem toàn bộ danh sách thành viên đang tham gia trong nhóm chat. Tại đây, bạn có thể:
➕➖ Thêm hoặc xoá thành viên khỏi nhóm chat
(+)Để thêm thành viên: Nhấn vào biểu tượng bánh răng cài đặt (góc trên bên phải), chọn mục “Thành viên”, sau đó click “Mời thành viên” và chọn từ danh bạ.
(-)Để xoá thành viên: Cũng trong mục “Thành viên”, tại danh sách, click vào biểu tượng ba chấm (⋮) bên cạnh tên người cần xoá, rồi chọn “Xoá khỏi nhóm”.
Bạn có thể theo dõi công việc mà từng thành viên đang thực hiện trực tiếp từ nhóm chat:
+ Nhấn vào tên thành viên trong danh sách thành viên nhóm.
+ Chọn mục “Xem công việc” để hiển thị toàn bộ nhiệm vụ, kế hoạch mà người đó đang thực hiện trên hệ thống MyXteam
Để gửi tin nhắn riêng cho một thành viên bất kỳ trong nhóm chat, bạn chỉ cần click vào tên của người đó trong danh sách thành viên. Sau đó, hệ thống sẽ mở khung trò chuyện riêng, giúp bạn nhắn tin trực tiếp mà không làm ảnh hưởng đến cuộc trò chuyện chung của cả nhóm.
📇 Thêm thành viên vào danh bạ, nếu họ chưa có trong danh sách của bạn.
Để thêm một thành viên vào danh bạ, bạn thực hiện như sau:
Nhấn vào biểu tượng “bánh răng cài đặt” ở góc trên bên phải của nhóm chat.
Chọn mục “Thành viên”.
Tại danh sách thành viên, click vào biểu tượng ba chấm (⋮) bên cạnh tên người cần mời.
Chọn “Thêm vào danh bạ”.
Việc này giúp bạn dễ dàng kết nối, nhắn tin riêng và mời vào các nhóm chat khác trong tương lai.
Tính năng Danh sách File giúp bạn dễ dàng quản lý toàn bộ file và tập tin đã được gửi trong nhóm chat.
Tự động tổng hợp tất cả các file mà các thành viên đã từng chia sẻ.
Cho phép bạn tải xuống một hoặc nhiều tập tin cùng lúc, tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
Đảm bảo an toàn tuyệt đối, không xảy ra lỗi như:
File không tồn tại
Ảnh quá hạn hoặc bị mất
Để xem tất cả các file đã được chia sẻ trong nhóm, bạn làm như sau:
Nhấn vào biểu tượng 🔍 "kính lúp" ở góc trên giao diện nhóm chat.
Chọn mũi tên đi xuống bên cạnh mục "Tin nhắn".
Click vào mục "File".
Tương tự như Danh sách File, đây là nơi lưu trữ tất cả các đường link (liên kết) đã được các thành viên chia sẻ trong nhóm chat.
Giúp bạn tìm lại nhanh chóng các liên kết quan trọng mà không cần phải tìm thủ công trong toàn bộ lịch sử trò chuyện.
Tất cả link đều được lưu tự động, hiển thị đầy đủ theo thứ tự thời gian gửi.
Để xem lại tất cả các liên kết đã được chia sẻ trong nhóm chat, bạn thực hiện các bước sau:
Nhấn vào biểu tượng 🔍 "kính lúp" trong giao diện nhóm chat.
Chọn mũi tên đi xuống tại mục "Tin nhắn".
Click vào mục "Link".
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách toàn bộ các liên kết từng được gửi trong nhóm, giúp bạn dễ dàng tra cứu và sử dụng lại khi cần.
Trong phần Cấu hình nhóm chat, bạn có thể thiết lập quyền chia sẻ nhóm như sau:
Lời mời tham gia: Nếu chủ nhóm bật chế độ Public (công khai) cho nhóm chat, các thành viên trong nhóm sẽ có quyền gửi lời mời tham gia cho người khác.
Tính năng này giúp việc kết nối và mời thành viên mới nhanh chóng, thuận tiện hơn, không cần thông qua chủ nhóm.
Để thiết lập các quyền và cấu hình nhóm chat, bạn thực hiện như sau:
Nhấn vào biểu tượng “bánh răng cài đặt” ở góc trên bên phải của nhóm chat.
Chọn mục “Thông tin nhóm chat”.
Tại mục Thông tin nhóm chat, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và quản lý các nội dung quan trọng của nhóm:
🔤 Đổi tên nhóm chat
📝 Thêm hoặc cập nhật mô tả nhóm – giúp các thành viên hiểu rõ mục đích và nội dung của nhóm.
💾 Xem dung lượng file trong nhóm chat – theo dõi tổng dung lượng các tập tin đã được chia sẻ trong nhóm.
📤 Xem dung lượng bạn đã upload – quản lý lượng dữ liệu bạn đã gửi vào nhóm.
📱 Quét mã QR để tham gia nhóm chat – nhanh chóng kết nối và bắt đầu trò chuyện với toàn bộ thành viên.
👉 Cách truy cập: Vào nhóm chat → Nhấn biểu tượng “bánh răng cài đặt” (góc trên bên phải) → chọn “Thông tin nhóm chat” để chỉnh sửa theo nhu cầu.
Tính năng này cho phép chủ nhóm chat thiết lập các quyền hạn cho từng thành viên trong nhóm, nhằm quản lý nhóm hiệu quả hơn. Cụ thể là:
🖊️ Chỉ admin được phép đổi tên và ảnh đại diện của nhóm
➕ Chỉ admin được phép thêm thành viên mới vào nhóm
📌 Chỉ admin được phép ghim tin nhắn quan trọng
📅 Chỉ admin được phép tạo lịch hẹn trong nhóm
🗳️ Chỉ admin được phép tạo bình chọn
⏳ Thành viên chỉ có thể xóa tin nhắn của chính mình trong vòng 1 phút sau khi gửi
Nhờ vào việc phân quyền, nhóm chat sẽ hoạt động có tổ chức, tránh tình trạng thành viên tự ý thay đổi hoặc thao tác ngoài phạm vi được cho phép.
👉 Cách truy cập: Vào nhóm chat → Nhấn “bánh răng cài đặt” → chọn “Cập nhật quyền” để điều chỉnh theo nhu cầu.
Bạn có thể phân quyền một hoặc nhiều thành viên làm Admin để cùng quản lý nhóm chat với bạn. Admin có toàn quyền như:
Quản lý và chỉnh sửa thông tin nhóm
Thêm/xóa thành viên
Ghim tin nhắn, tạo bình chọn, lịch hẹn
Cấu hình quyền nhóm và thực hiện các thao tác quản trị khác
👉 Việc phân quyền Admin giúp bạn chia sẻ trách nhiệm điều hành nhóm và đảm bảo nhóm hoạt động liên tục, kể cả khi bạn vắng mặt.
👉 Cách truy cập để phân quyền Admin
Vào nhóm chat bạn muốn phân quyền.
Nhấn vào biểu tượng “bánh răng cài đặt” (góc trên bên phải).
Chọn “Quản lý admin”.
Danh sách thành viên sẽ hiển thị, bạn chỉ cần chọn tên người muốn cấp quyền admin.
Sau khi chọn xong, người đó sẽ ngay lập tức có quyền quản lý nhóm cùng bạn.
Chức năng: Xóa vĩnh viễn toàn bộ nhóm chat, bao gồm tất cả tin nhắn, tệp và thành viên.
Lưu ý: Chỉ admin mới có quyền thực hiện thao tác này.
👉 Cách truy cập: Vào nhóm chat → Nhấn “bánh răng cài đặt” → chọn “Xóa nhóm chat”.
Chức năng: Thoát khỏi nhóm chat, bạn sẽ không còn nhận được tin nhắn hoặc xem nội dung của nhóm.
👉 Cách truy cập: Vào nhóm chat → Nhấn “bánh răng cài đặt” → chọn “Rời khỏi nhóm”.
Chức năng: Bật hoặc tắt thông báo từ nhóm chat. Nếu tắt, bạn vẫn có thể vào nhóm để xem tin nhắn nhưng sẽ không bị làm phiền.
👉 Cách truy cập: Vào nhóm chat → Nhấn “bánh răng cài đặt” → bật/tắt tùy chọn “Nhận thông báo”
