⛳Tính năng Workflow (Tạo quy trình tự động )

Workflow là gì (Workflow meaning) – Dịch theo nghĩa tiếng Anh “work” có nghĩa là công việc và “flow” là sự chảy qua. Khi ghép hai từ này lại với nhau sẽ ra cụm từ Workflow, hiểu một cách đơn giản là luồng công việc hay quy trình công việc. Workflows bao gồm mô hình hoạt động kinh doanh được phối hợp và lặp lại. Luồng công việc được kích hoạt bởi tài nguyên có hệ thống thành quy trình biến đổi vật liệu, xử lý thông tin hoặc cung cấp dịch vụ.

Nhà quản lý cũng như nhân viên tại doanh nghiệp có thể áp dụng cách vẽ workflow nhằm hỗ trợ tối đa quy trình làm việc. Workflows là quy trình bao gồm các bước thực hiện một mục tiêu công việc lặp đi lặp lại trong doanh nghiệp. Bạn có thể hiểu nó bao gồm tuần tự các công việc chảy từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo, lặp lại cho đến khi hoàn thành.

Workflows có thể được xây dựng ở dạng phần mềm quản lý công việc mang đến các tính năng hữu ích dành cho người dùng. Nó đảm bảo rằng các quy trình quan trọng được thực hiện đúng cách, đúng thời gian. Nhà quản lý có thể áp dụng các cách vẽ workflow đơn giản nhằm cung cấp quy trình làm việc cho nhân viên mới của mình. Từ đó nhân viên có thể biết được mình cần hoàn thành những công việc nào, trong thời gian bao lâu, đâu là nhiệm vụ cần hoàn thành trước, đâu là nhiệm vụ quan trọng.

Dưới đây là hướng dẫn tính năng workflow trên Myxteam (Ví dụ quy trình đề xuất mua hàng) :

• Bước 1 : Vào bánh răng cài đặt ở góc phải trên cùng của kế hoạch cần áp dụng workflow, chọn tính năng workflow và "thêm workflow" .

• Bước 2 : Đặt tên cho quy trình (Nhập tên workflow) và thêm sự kiện kích hoạt :

+ Thành viên bấm vào nút : Khi thực hiện hành động này sẽ kích hoạt rule của workflow. Sau đó "nhập tên nút" và lưu lại.

• Bước 3 : "Chọn hành động" tiếp theo của quy trình gồm

+ Di chuyển đến nhóm việc khác cùng kế hoạch và chọn nhóm việc chứa công việc di chuyển đến.

+ Di chuyển đến kế hoạch khác

+ Copy đến kế hoạch khác

+ Thay đổi trạng thái hoàn thành công việc

+ Thay đổi người thực hiện

+ Gán nhãn màu

+ Xóa nhãn màu

+ Tạo công việc

+ Tạo bình luận

• Bước 4 : Tiếp tục chọn hành động cho quy trình.

Ngoài ra có thể thêm các hành động khác không giới hạn như :

• Bước 5 : Lưu quy trình và kích hoạt.

Nếu quy trình đang ở chế độ "Ngưng kích hoạt" , ta click chuyển sang chế độ "đang kích hoạt" như hình dưới đây.

Diễn giải quy trình : Bây giờ khi có việc được tạo ở nhóm việc "đề xuất mua hàng", click nút " Đề xuất" việc sẽ được di chuyển đến nhóm việc "kiểm tra, phê duyệt", đồng thời thay đổi người thực hiện công việc sang tài khoản "Vương Đỉnh" và gán nhãn màu đỏ "ưu tiên" cho công việc này.