Các dạng view không gian làm việc của myxteam workdone
Cho đến thời điểm hiện tại myXteam có 7 góc nhìn làm việc cho không gian làm việc của bạn và công ty, hội nhóm của mình
I. Kanban
Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác trong tiếng Nhật, với từ Kan là thị giác và từ Ban là thẻ. “Phương pháp quản lý Kanban ” (Kanban method), được phát triển vào cuối những năm 1940 bởi một kỹ sư người Nhật tên là Taiichi Ohno.
Phương pháp quản lý Kanban tập trung vào việc trực quan hóa toàn bộ công việc dự, án trên các bảng nhằm tăng tính rõ ràng, khoa học của dự án. Nhờ đó mà các thành viên trong nhóm sẽ hợp tác và làm việc khoa học hơn.
Lợi ích của Kanban trong quản lý công việc
1. Linh hoạt khi lập kế hoạch công việc
Một nhóm Kanban sẽ chỉ tập trung vào công việc đang được tiến hành. Sau khi nhóm hoàn thành một hạng mục công việc, họ sẽ loại bỏ hạng mục công việc tiếp theo vào phần công việc đang làm.
Người đứng đầu dự án có thể tự do sắp xếp lại công việc đang tồn đọng mà không làm gián đoạn nhóm. Miễn là bạn giữ nguyên các hạng mục công việc quan trọng nhất trong số các công việc tồn đọng.
2. Thời gian làm việc được rút ngắn
Chu kỳ thời gian là lượng thời gian cần để một đơn vị công việc đi qua quy trình làm việc của nhóm – từ thời điểm công việc bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Bằng cách tối ưu hóa chu kỳ thời gian, nhóm có thể dự báo việc phân phối công việc chính xác trong tương lai. Từ đó, rút ngắn thời gian làm việc.
Trong Kanban, không phải mỗi người nắm giữ một kỹ năng, vì như vậy nếu người đó không hoàn thành tốt công việc thì sẽ sở thành điểm tắc nghẽn trong quy trình. Nên nhóm Kanban luôn hỗ trợ và bổ sung kỹ năng cho nhau, đảm bảo các thành viên luôn được học hỏi và không chỉ tập trung vào kỹ năng nào.
3. Ít tắc nghẽn công việc hơn
Việc đa nhiệm đôi lúc có thể gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc do có quá nhiều đầu việc khác nhau trong nhóm. Đó là lý do tại sao một nguyên lý chính của Kanban là giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (WIP).
Giới hạn công việc đang tiến hành giúp giảm tắc nghẽn và tăng dự phòng trong quy trình của nhóm.
4. Số liệu trực quan
Một trong những giá trị cốt lõi là tập trung vào việc liên tục cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhóm với mỗi lần lặp lại công việc. Trong Kanban, công việc sẽ được theo dõi qua biểu đồ, biểu đồ này cung cấp một cơ chế trực quan cho các nhóm để đảm bảo rằng họ đang liên tục cải thiện.
Khi nhóm có thể xem dữ liệu, sẽ dễ dàng phát hiện ra các điểm nghẽn trong quy trình (và loại bỏ chúng). Hai báo cáo phổ biến mà phương pháp Kanban sử dụng là biểu đồ kiểm soát và sơ đồ luồng tích lũy.
5. Chuyển giao liên tục
Chuyển giao liên tục (CD) là việc thường xuyên làm việc với khách hàng về tiến trình phát hành sản phẩm (đây là một đặc điểm nổi bật của Agile). Kanban và CD bổ sung cho nhau một cách tuyệt vời vì cả hai kỹ thuật đều tập trung vào việc phân phối giá trị đúng lúc (và một lần).
Ngày nay, một sự thật là nhóm càng cung cấp sự đổi mới cho thị trường nhanh thì sản phẩm của họ sẽ càng có tính cạnh tranh trên thị trường. Và nhóm Kanban tập trung chính xác vào điều đó: Tối ưu hóa luồng công việc cho khách hàng (công tác với khách hàng).
II. User
Đây là góc nhìn làm việc theo từng cá nhân thành viên có trong kế hoạch, thành viên được gán thực hiện công việc nào thì làm công việc đó và quản lý có thể dựa vào góc nhìn này để xem được nhân viên nào có nhiều công việc hơn và tìm để xem riêng công việc mà thành viên đó làm trong nhiều thành viên, tránh lạc trôi quá nhiều công việc hằng ngày như Kanban
III. Table
Góc nhìn dạng bảng hiện thị chi tiết nội dung từng công việc, nhóm công việc, tất tần tật những nội dung làm việc có trong kế hoạch đó nhân viên nào làm, ai là người thực hiện, ai trễ việc, ai hoàn thành, ai chưa hoàn thành để từ đó mà quản lý có thể đánh giá năng lực làm việc của nhân viên đó.
Ngoài ra bạn cũng có thể xuất excel ở góc nhìn table để lưu lại quá trình làm việc của nhân viên ở kế hoạch đó
IV. Calendar
Tại góc nhìn calendar, sẽ giúp bạn thống kê khung thời gian tạo việc và hoàn thành công việc của toàn bộ nhân viên trong kế hoạch, thống kê theo ngày/tuần/tháng
V. Gantt
Sơ đồ Gantt (hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt, biểu đồ Gantt hay Gantt Chart) là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ sẽ gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một sơ đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.
Click here để xuất excel cho biểu đồ Gantt
Trong biểu đồ gantt, bạn có thể
VI. Mindmap
Tại góc nhìn này, ta có thể chuyển 1 kế hoạch hoặc lập 1 kế hoạch mới theo dạng sơ đồ tư duy hay còn gọi là sơ đồ cây. Đây là 1 dạng view được sử dụng khá phổ biến trong quản lý kế hoạch. Dựa trên 4 cấp bậc trong 1 kế hoạch gồm : Kế hoạch, nhóm công việc, công việc và công việc con ta có thể lập 1 kế hoạch với view Mindmap hoàn chỉnh.
VI. Dashboard
Hiển thị báo cáo tổng quan về tiến trình hành thành công việc và hoàn thành theo người dùng trong kế hoạch trong khoảng thời gian tùy chỉnh. Dưa vào dashboard, quản lý hoặc sếp có cái nhìn tổng quan về kế hoạch trong năm của bên mình có hiệu quả không
Chúc bạn thành công với myXteam
Last updated
