Bảo mật thông tin, công việc cần giới hạn người xem ?
11Hiện khi sử dụng các phần mềm online, hầu hết các doanh nghiệp lo lắng về bảo mật thông tin, các nhân viên không liên quan có thể thấy được dẫn đến lộ dữ liệu.
Myxteam nâng cấp các cấp bảo mật để quản lý người theo dõi công việc. Chỉ có các thành viên cần trực tiếp trong công việc mới có thể thấy các dữ liệu liên quan.
Lưu ý: chỉ có thể hạn chế thành viên, còn chủ kế hoạch với chủ tài khoản, admin vẫn thấy bình thường
Có 4 cách để hạn chế người vào xem trong công việc
Khi mời vào một kế hoạch
Khi tạo một việc mới
Khi mời vào theo dõi một việc
Tính năng Khóa một việc
1. Khi mời vào một kế hoạch
Khi mời một thành viên bất kỳ từ team có sẵn hay tài khoản mới, bỏ tính năng " Cho phép theo dõi công việc đã có ? " và mời vào trong kế hoạch. Thì mặc định thành viên mới chỉ thấy các công việc được tạo tiếp theo, còn các công việc trong dự án hay kế hoạch trước đó sẽ không thấy.
Để thành viên có thể thấy 1 trong những công việc trước đó thì vào trực tiếp công việc đó và chọn thêm người theo dõi.
Lưu ý:
Sao màu cam là admin.
Sao màu xanh là chủ kế hoạch.
Sao 1 nửa màu cam 1 nửa màu xanh vừa là admin team vừa là chủ kế hoạch.
Tích màu xanh là được theo dõi công việc.
Không có tích là thành viên này có trong kế hoạch nhưng không thấy được công việc này.
2. Khi tạo một việc mới
Khi tạo một công việc mới, chúng ta để ý ở phần người theo dõi
Chọn tất cả: ai trong kế hoạch đều có thể thấy công việc
Muốn cho phép ai trong kế hoạch được thấy công việc mới vừa tạo này thì nhấp vào biểu tượng tích xanh, sau đó tiếp tục các thông tin cần thiết như người thực hiện, ngày kết thúc...
Nếu muốn thành viên vào theo dõi công việc thì vào người theo dõi và chọn tích thành viên cần.
3. Khi mời vào theo dõi một công việc
Tương tự như trên phần tạo công việc và quản lý thành viên chỗ người theo dõi, nếu muốn hạn chế thành viên nào trong công việc đã mời trước đó. Thì chỉ cần vào lại công việc, chọn người theo dõi và bỏ tích màu xanh và lưu lại. Thì thành viên đó sẽ không còn trong công việc đó nữa, màn hình kế hoạch của cá nhân sẽ không còn hiển thị công việc đó.
4. Khóa task một công việc
Tính năng này quan trọng nhất dùng để bảo mật thông tin, khi sử dụng tính năng này thì việc mời từ kế hoạch, công việc như hướng dẫn phía trên thì các thành viên vẫn không vào được. Chỉ khi nào chủ kế hoạch vào bỏ tính năng khóa task mới vào được. Tất cả thành viên không thể thay đổi nội dung, người theo dõi, bình luận, đính kèm file..., không hiển thị nếu kế hoạch public.
Để bỏ tính năng này thì vào lại công việc và bấm mở task.
Chúc bạn thành công với myXteam
Last updated
