Tạo công việc và các tính năng
Last updated
Last updated
Tạo công việc là tạo những việc cần làm trong quy trình của từng dự án hay kế hoạch. Công việc có thể diễn ra trong ngày hoặc một khoảng thời gian nhất định. Khi việc mà thời gian thực hiện nhiều hơn một ngày thì ta nên phân rã công việc ra thêm những việc con ( checklisst ) với ngày thực hiện trong ngày.
Để tạo công việc thì ta có 2 cách
Cacsh 1: Nhấp biểu tượng + ở cuối góc màn hình chọn tạo công việc
Cách 2: vào TEAM/ Kế hoạch / Nhóm công việc cần tạo trước rồi sau đó bấm nút thêm việc ở cuối
Điền nội dung công việc cần làm: VD dọn vệ sinh văn phòng
Team: Chọn lại team nếu cần
Nội dung công việc cần thực hiện
Kế hoạch cần thực hiện
Nằm ở nhóm việc nào
Gắn người thực hiện: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm
Gắn người theo dõi, nếu không chọn mặc định tất cả các thành viên trong kế hoạch theo dõi công việc
Ngày thực hiện, nhấp vào lựa chọn ngày thực hiện
Hôm nay
Ngày mai
Ngày mốt
Tùy chọn: là tính năng chọn ngày bất kỳ để thực hiện công việc
Nhãn màu: đánh dấu mà công việc
Sau đó nhấn OK để lưu lại. Tiếp đó nhấp trực tiếp vào công việc để mô tả chi tiết công việc cần thực hiện rồi lưu lại. VD như Dọn văn phòng, lau cửa, sắp xếp bàn ghế....
Nếu công việc cần nhiều người làm mới hoàn thành thì ta có tính năng tạo công việc con để phân công hay nhờ hỗ trợ để hoàn thành công việc đó
Lau nhà ( 1 người )
Hút bụi ( 1 người )
Sắp xếp bàn ghế ( 1 người )
Các tính năng trong công việc
Ngày kết thúc
Người thực hiện
Người theo dõi
Nhãn màu
Tạo nhắc việc
Xóa việc
Mở kế hoạch
Copy link công việc
Tạo công việc con
Đính kèm tập tin
Tương tác trong công việc
1. Ngày kết thúc: là lên lịch công việc khi nào bắt đầu và kết thúc.
Sau đó chỉnh sửa lại thời gian cần thực hiện và bấm lưu lại
2. Người thực hiện: Là người chịu trách nhiệm cho công việc này
Sau đó chỉnh sửa lại người thực hiện nếu cần thiết
3. Người theo dõi: là các thành viên liên quan đến việc cần thực hiện.
Vào người theo dõi, chọn hay bỏ chọn các thành viên trong kế hoạch để theo dõi công việc này. Nếu là thành viên mới thì điền email tài khoản cần mời và bấm --> Mời tham gia.
4. Nhãn màu: Đánh dấu màu cho công việc để ghi chú thêm
Sau khi chọn nhãn màu thì hiển thị như hình bên dưới ở màn hình kế hoạch
5. Tạo nhắc việc
Là cài nhắc việc cho công việc này
Ngày cần nhắc việc
Thời gian
Tần xuất lặp lại: hàng ngày, hàng tháng... hay tùy biến theo cài đặt
Nhắc việc kể cả khi công việc hoàn thành: ON tính năng này sẽ nhắc việc theo tần xuất cài đặt và không có thời hạn. Muốn xóa thì phải vào xóa nhắc việc.
Nhắc tất cả người theo dõi trong công việc: nếu ON tính năng này thì sẽ nhắc nhở toàn bộ các thành viên. Ngược lại chỉ thông báo cho tài khoản của mình.
6. Xóa việc
Khi xóa công việc thì công việc sẽ mất khỏi hệ thống và không thể phục hồi.
7. Mở kế hoạch: là nhìn tổng quan toàn bộ kế hoạch
8. Copy link công việc: Dùng để lấy link task gửi cho người khác
9. Tạo công việc con
Công việc con là checklist hay chia nhỏ các công việc cần làm khi việc chính diễn ra trong thời gian dài hơn 1 ngày làm việc hoặc cần nhiều người thực hiện để hoàn thành. Công việc con có thể do một người hay nhiều người tạo, mỗi công việc là 1 người thực hiện có gắn ngày thực hiện và kết thúc.
Nhấp vào vào điền nội dung cho công việc con, sau đó nếu cần chỉnh sửa thì nhấp vào công việc con để chỉnh sửa.
10. Đính kèm tập tin, Tương tác trong công việc
Là phần trao đổi các nội dung lên quan trong công việc. Có thể bình luận trong công việc, checkin, chụp hình hay gửi hình ảnh, file cần để làm việc lên trên này. Khi nhắc đến bạn nào đó chỉ việc bấm @ + gọi tên bạn hoặc @ALL để nhắn toàn bộ thành viên.
Khi cần chỉnh sửa nội dung công việc hay hoàn thành công việc, ta nhấp biểu tượng trên góc phải và sửa.
Nhìn biểu tượng bên ngoài công việc để xác định việc đã làm hay chưa làm, nếu đã hoàn thành công việc thì có thể nhấp vào ô để đánh dấu công việc hoàn thành.
Xem thêm:
