Kế hoạch và các tính năng

Để bạn có thể tương tác tốt với Myxteam như trên máy tính, Myxteam đã nâng cấp đầy đủ các tính năng hỗ trợ trên điện thoại (hệ điều hành Android), giúp bạn có thể dễ dàng tạo và tương tác trong một kế hoạch tương tự như khi bạn thao tác trên máy tính.

Bạn vào Team, vào 1 kế hoạch và chọn dấu 3 chấm phía góc trên bên phải màn hình.

Tại đây sẽ có 2 mục:

- Thanh menu của kế hoạch.

- Lọc công việc trong kế hoạch.

1. Tạo việc mới.

2. Quản lý thành viên.

3. Tạo nhóm việc.

4. Sắp xếp nhóm việc.

5. Hiệu chỉnh kế hoạch.

6. Copy link kế hoạch này.

7. Nhãn màu.

8. FIle đính kèm.

9. Chuyển chủ kế hoạch.

10. Rời khỏi kế hoạch.

11. Đóng kế hoạch.

Với từng tính năng của kế hoạch, sẽ có những chức năng sau:

1. Tạo việc mới.

Ngoài nút "Thêm việc" tại cuối mỗi nhóm việc, bạn có thể tạo việc mới tại thanh Menu này. Sau khi bạn điền các thông tin cần thiết cho công việc mới, bạn nhấn OK để lưu. Công việc đó sẽ nằm ở cuối nhóm việc đang hiển thị trên màn hình khi bạn nhấn "Tạo việc mới".

2. Quản lý thành viên.

Để biết được trong kế hoạch đang có những thành viên nào, bạn vào mục "Quản lý thành viên".

Bạn có thể mời thêm thành viên vào kế hoạch bằng cách nhập mail của thành viên mới vào và nhấn "Mời tham gia". Hoặc nếu bạn là chủ kế hoạch, bạn có thể mời thành viên ra khỏi kế hoạch bằng cách nhấn vào dấu "X" cạnh tên thành viên cần mời.

3. Tạo nhóm việc.

Để thêm mới một nhóm việc, bạn chọn mục "Tạo nhóm việc". Đặt tên cho nhóm việc, sau đó nhấn "OK" để lưu, nhóm mới sẽ là cột cuối cùng trong kế hoạch.

4. Sắp xếp nhóm việc.

Bạn vào mục "Sắp xếp nhóm việc" để sắp xếp thứ tự của các nhóm việc trong kế hoạch. Bạn nhấn giữ các nhóm việc để di chuyển, thay đổi thứ tự cho các nhóm. Sau khi di chuyển, hệ thống sẽ hiện thông báo "Cập nhật thành công".

5. Hiệu chỉnh kế hoạch.

Để thay đổi các thông tin chung của kế hoạch, bạn vào mục "Hiệu chỉnh kế hoạch".

Tại đây, bạn có thể thay đổi:

- Tên kế hoạch: tên hiển thị của kế hoạch.

- Team: di chuyển kế hoạch từ team cũ sang team mới.

- Ngày bắt đầu/ Ngày kết thúc: thay đổi ngày thực hiện của kế hoạch.

- Mô tả: thêm mô tả cho kế hoạch.

- Thay đổi chế độ Private/ Public.

- Cho phép chat: cho phép tạo nhóm chat từ kế hoạch này.

Sau khi thay đổi các thông tin, bạn nhấn vào dấu tick phía trên cùng bên phải màn hình để lưu lại thay đổi.

6. Copy link kế hoạch này.

Bạn có thể copy đường link dẫn đến kế hoạch để chia sẻ với các thành viên khác thay vì phải vào máy tính để lấy link.

7. Nhãn màu.

Nhãn màu được dùng để phân loại và làm nổi bật các kế hoạch quan trọng. Tùy theo nhu cầu của từng công ty mà có quy định về nhãn màu riêng.

Bạn chọn mục "Nhãn màu" và chọn màu đã có sẵn trên hệ thống để dán cho kế hoạch tuỳ theo quy định của công ty. Sau khi chọn màu, nhấn "OK" để lưu.

8. FIle đính kèm.

Đây sẽ là nơi tổng hợp tất cả các file có trong kế hoạch. Thay vì bạn phải vào từng công việc để tìm kiếm file, bạn có thể vào mục "File đính kèm" để tìm và mở file.

9. Chuyển chủ kế hoạch.

Chuyển chủ kế hoạch nhằm mục đích giao toàn quyền cho 1 người chịu trách nhiệm kế hoạch đó thay bạn để triển khai.

Bạn chọn mục "Chuyển chủ kế hoạch", sau đó bạn chọn thành viên muốn chuyển làm chủ.

Hệ thống sẽ hỏi bạn có chắc chắn muốn chuyển chủ kế hoạch cho thành viên này, bạn nhấn "Đồng ý" để chuyển.

LƯU Ý: Khi chuyển chủ kế hoạch tức bạn đã giao quyền hạn của mình cho người khác và bạn sẽ mất quyền trong kế hoạch này: di chuyển, xóa, thay đổi người thực hiện...( mất quyền trong trường hợp thành viên. Với admin và chủ tài khoản vẫn không mất quyền).

10. Rời khỏi kế hoạch.

Nếu kế hoạch bạn đang tham gia không liên quan đến bạn, hoặc bạn không còn công việc tại kế hoạch này nữa và bạn muốn rời khỏi kế hoạch này, bạn có thể vào Menu và nhấn "Rời khỏi kế hoạch".

LƯU Ý:

- Nếu bạn đang là chủ kế hoạch, bạn cần phải chuyển chủ kế hoạch trước khi rời khỏi kế hoạch.

- Sau khi rời khỏi kế hoạch, tất cả các công việc trước đó bạn có thể theo dõi, bạn sẽ không theo dõi được nữa. Nếu muốn tham gia vào lại, bạn cần phải được mời vào kế hoạch.

Sau khi nhấn rời kế hoạch, hệ thống sẽ hỏi xác nhận lần nữa, bạn nhấn "Rời khỏi".

11. Đóng kế hoạch.

Với những kế hoạch bạn không dùng nữa, bạn có thể lưu trữ thay vì xóa hẳn kế hoạch đi, để khi cần đến những tài liệu trong kế hoạch đó, bạn vẫn có thể lấy lại hoặc triển khai lại các dự án bên trong. Khi bạn cần lấy lại tài liệu cần thiết trong kế hoạch đã đóng, bạn có thể phục hồi lại kế hoạch đó.

Bạn nhấn "Đóng kế hoạch", sau đó nhấn "OK" để xác nhận đóng.

LƯU Ý:

- Chỉ khi bạn là Chủ kế hoạch, hoặc Admin Team, bạn mới có thể đóng kế hoạch.

- Để mở kế hoạch đã đóng, bạn cần đăng nhập và thực hiện trên máy tính.

B. Lọc công việc trong kế hoạch:

Với một kế hoạch có quá nhiều công việc, để quản lý từng công việc sẽ rất mất thời gian. Vì thế, bạn có thể dùng tính năng Lọc (Filter) để dễ dàng xem tình trạng các công việc đã thực hiện đến đâu.

Bạn chọn qua phần "Lọc theo", tại đây sẽ hiển thị những công việc được lọc theo trạng thái của công việc (chưa hoàn thành, đã hoàn thành), lọc theo ngày thực hiện của công việc (quá hạn, việc hôm nay, việc trong tuần...), hoặc lọc theo những công việc được gán.