Tạo nhắc việc cho công việc con

Để thiết lập nhắc việc cho một công việc con, bạn có thể thao tác theo các bước sau:

B1: Click vào biểu tượng dấu ba chấm ngang" " ở góc trên bên phải của công việc con mà bạn muốn đặt nhắc việc.

B2: Click chọn Nhắc việc

Sau đó, bạn có thể thiết lập thời gian nhắc việc phù hợp để đảm bảo không bỏ lỡ deadline hay công việc quan trọng nào. Tính năng này giúp bạn quản lý tiến độ tốt hơn và chủ động hơn trong công việc hằng ngày.

Sau khi bạn chọn "Nhắc việc", hệ thống sẽ hiển thị một bảng tùy chỉnh cấu hình nhắc việc dành cho công việc con đó.

Bước 1: Trong phần Nhắc việc, bạn sẽ cần thiết lập thời gian bắt đầu nhắc việc cho công việc con.

Cách thực hiện:

• Nhấp vào phần chọn ngày bắt đầu nhắc việc.

• Lịch sẽ hiện ra, và bạn chỉ cần chọn ngày → tháng → năm mà bạn muốn nhận nhắc việc cho công việc này.

Việc cài đặt thời gian chính xác giúp bạn nhận thông báo đúng lúc và quản lý công việc hiệu quả hơn.

Sau khi đã thiết lập ngày bắt đầu nhắc việc, bạn sẽ được chọn khung giờ nhắc việc từ những đề xuất mà myxteam đưa ra.

Cách thực hiện:

• Lựa chọn một khung giờ nhắc việc mà bạn cảm thấy phù hợp từ các đề xuất có sẵn trong danh sách.

• Lưu ý: Các khung giờ này không thể được tùy chỉnh, bạn chỉ có thể chọn từ các lựa chọn mà hệ thống cung cấp.

Điều này giúp bạn nhanh chóng thiết lập và nhận thông báo đúng thời điểm, phù hợp với khung giờ mà hệ thống gợi ý.

Bước 2: Tiếp theo, bạn sẽ thiết lập chu kỳ nhắc việc cho công việc con.

Chu kỳ nhắc việc có thể được thiết lập theo các lựa chọn sau:

• Không lặp lại: Nhắc việc chỉ xảy ra một lần duy nhất vào ngày bạn đã chọn.

• Hàng ngày: Nhắc việc sẽ lặp lại hằng ngày, bắt đầu từ ngày bạn thiết lập nhắc việc.

• Hàng tuần: Nhắc việc sẽ lặp lại hằng tuần, tính từ ngày bắt đầu thiết lập nhắc việc.

• Hàng tháng: Nhắc việc sẽ lặp lại hằng tháng, bắt đầu từ ngày bạn chọn.

• Hàng năm: Nhắc việc sẽ lặp lại hằng năm, tính từ ngày bắt đầu thiết lập nhắc việc.

Lựa chọn chu kỳ nhắc việc phù hợp sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc theo dõi công việc mà không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào.

• Tùy chọn cho phép bạn thiết lập khoảng thời gian lặp lại nhắc việc theo số ngày, tuần, tháng hoặc năm mà bạn chọn.

  Cụ thể:

  • Bạn có thể chọn sau bao nhiêu ngày/tuần/tháng/năm công việc con sẽ được nhắc lại.

  Tính năng này giúp bạn dễ dàng quản lý các công việc định kỳ và nhận nhắc việc đúng thời điểm theo chu kỳ đã thiết lập.

Ví dụ:

• Lặp lại mỗi 3 (hoặc số bất kỳ) ngày:

  Bạn có thể thiết lập chu kỳ nhắc việc lặp lại sau mỗi số ngày mà bạn chọn, tính từ ngày bắt đầu thiết lập. Ví dụ, nếu bạn chọn lặp lại mỗi 3 ngày, hệ thống sẽ nhắc việc mỗi 3 ngày, và nếu công việc chưa hoàn thành, bạn sẽ nhận thông báo nhắc việc.

• Chọn ngày kết thúc nhắc việc:

  1. Không bao giờ: Nhắc việc sẽ liên tục được thông báo cho đến khi công việc hoàn thành.

  2. Vào ngày: Bạn có thể chọn một ngày cụ thể để kết thúc nhắc việc. Dù công việc có hoàn thành hay không, đến ngày này, hệ thống sẽ ngừng gửi thông báo nhắc việc.

  Tính năng này giúp bạn linh hoạt trong việc quản lý thời gian nhắc việc, đảm bảo thông báo được gửi đúng lúc và không bị bỏ sót.

• Lặp lại mỗi 5 (hoặc số bất kỳ) tuần:

  Bạn có thể thiết lập chu kỳ nhắc việc lặp lại sau số tuần mà bạn chọn, tính từ ngày bắt đầu thiết lập. Ví dụ, nếu bạn chọn lặp lại mỗi 5 tuần, hệ thống sẽ nhắc việc sau mỗi 5 tuần, và nếu công việc chưa hoàn thành, thông báo nhắc việc sẽ tiếp tục được gửi.

• Chọn tuần kết thúc nhắc việc:

  1. Không bao giờ: Nhắc việc sẽ liên tục thông báo cho đến khi công việc được hoàn thành.

  2. Vào tuần: Bạn có thể chọn một tuần cụ thể để kết thúc nhắc việc. Dù công việc có hoàn thành hay không, đến tuần đó, hệ thống sẽ ngừng gửi thông báo nhắc việc. Bạn cũng có thể chỉ định một ngày trong tuần (từ Chủ nhật đến thứ Bảy) để kết thúc nhắc việc vào ngày đó trong tuần, thay vì chọn một ngày cố định trong tháng hoặc năm.

  Tính năng này giúp bạn chủ động quản lý chu kỳ nhắc việc theo tuần và thiết lập thời gian kết thúc thông báo một cách linh hoạt.

• Lặp lại mỗi 2 (số bất kỳ) tháng:

• Bạn sẽ thiết lập nhắc việc để lặp lại sau mỗi 2 tháng tính từ ngày bắt đầu. Điều này có nghĩa là mỗi khi 2 tháng trôi qua, bạn sẽ nhận được thông báo nhắc nhở nếu công việc chưa hoàn thành.

• Ví dụ: Nếu bạn thiết lập bắt đầu vào ngày 1 tháng 4, thì thông báo nhắc việc sẽ được gửi vào ngày 1 tháng 6, sau đó là 1 tháng 8, 1 tháng 10, v.v...

Chọn tháng kết thúc nhắc việc:

Không bao giờ: Nhắc việc thông báo liên tục cho tới khi công việc được hoàn thành.

Vào tháng: Vào tháng được thiết lập kết thúc nhắc việc, dù cho công việc đó chưa hoàn thành thì tới tháng đó sẽ ngừng thông báo nhắc việc. Bạn có thể thiết lập một ngày bất kỳ trong tháng hoặc vào thứ mà bạn thiết lập trùng với ngày bắt đầu thực hiện thiết lập nhắc việc.

• Lặp lại 1 (hoặc số bất kỳ) năm:

  Bạn có thể thiết lập chu kỳ nhắc việc lặp lại sau số năm mà bạn chọn, tính từ năm bắt đầu thiết lập nhắc việc. Ví dụ, nếu bạn chọn nhắc việc mỗi 1 năm, hệ thống sẽ nhắc việc sau mỗi 1 năm, và nếu công việc chưa hoàn thành, thông báo nhắc việc sẽ tiếp tục được gửi.

• Chọn năm kết thúc nhắc việc:

  1. Không bao giờ: Nhắc việc sẽ liên tục thông báo cho đến khi công việc được hoàn thành.

  2. Vào năm: Bạn có thể chọn một năm cụ thể để kết thúc nhắc việc. Dù công việc có hoàn thành hay không, đến năm đó, hệ thống sẽ ngừng gửi thông báo nhắc việc. Bạn cũng có thể chỉ định một ngày trong năm mà thông báo nhắc việc sẽ dừng lại, và hệ thống sẽ ngừng thông báo vào ngày bạn đã thiết lập.

  Tính năng này giúp bạn quản lý nhắc việc định kỳ theo năm và quyết định khi nào thông báo nhắc việc sẽ kết thúc, dựa trên yêu cầu của bạn.

Bước 3: Xác nhận cài đặt thông báo nhắc việc cho công việc đó sau khi đã tùy chỉnh các option bạn muốn trước khi xác nhận cài đặt.

Sau khi đã chọn cài đặt, khi click chọn công việc mà bạn đã cài thông báo nhắc việc, nhìn góc trên bên trái công việc đó sẽ hiển thị nội dung thông tin thiết lập nhắc việc của bạn.

Hoặc bạn có thể xem công việc nào bạn đã thiết lập nhắc việc ở góc nhìn kanban từ các list nhóm công việc, công việc, việc nào bạn có thiết lập nhắc việc thì hiển thị như hình dưới (đặc điểm có biểu tượng chuông thông báo và công việc đó có màu vàng).

Chúc bạn thành công với myXteam